PPTA PMII

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
PERGERAKAN MAHASISWA ISLAM INDONESIA
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Keutuhan dan kesatuan gerak organisasi tercermin antara lain pada system tertib administrasi yang diterapkan oleh organisasi yang bersangkutan. Dalam upaya mewujudkan sistem administrasi yang dapat menunjang berjalannya mekanisme kerja organisasi di lingkungan PMII, maka diperlukan adanya seperangkat aturan sebagai usaha unifikasi aturan yang wajib dilaksanakan dan disosialisasikan terus menerus agar menjadi tradisi organisasi yang baik dan positif dalam rangka pelaksanaan program organisasi guna mencapai tujuan.

Kecuali untuk memelihara keutuhan dan kesatuan gerak organisasi, adanya sistem administrasi itu juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi bagi segenap organisasi bagi segenap anggota dan fungsionaris diseluruh tingkatan organisasi secara vertikal. Oleh karena itu terbitnya Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi merupakan suatu jawaban aktual ditengah-tengah mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara Nasional di lingkungan PMII dari tingkat Pengurus Besar sampai Rayon.

Pengertian
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan organisasi dengan administrasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan atribut organisasi yang berlaku tunggal untuk semua tingkatan organisasi PMII secara nasional.

Tujuan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) bertujuan untuk :
Mempermudah upaya pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi disemua tingkatan organisasi PMII.
Menyelenggarakan pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan disemua tingkatan organisasi PMII.
Menegakkan wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran, semangat dan kegairahan berorganisasi di kalangan anggota.

Sasaran
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) memiliki sasaran sebagai berikut :
Terwujudnya suatu aturan tunggal organisasi dibidang administrasi yang baru dan berlaku secara nasional.
Terpeliharanya nilai, jiwa dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.

Landasan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) berlandaskan pada:
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Keputusan Kongres XV PMII tahun 2008

2. PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI
A. Pedoman Umum
Surat
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :
(1) Nomor surat, disingkat No.
(2) Lampiran surat, disingkat Lamp.
(3) Perihal surat, disingkat Hal.
(4) Si alamat surat, “Kepada Yth dst”.
(5) Kata pembukaan surat.
“Assalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”
(6) Kalimat Pengantar,
“Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabt senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin”
(7) Maksud surat
(8) Kata penutup,
“Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq”,
“Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh”.
(9) Tempat dan tanggal pembuatan surat
(10) Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.

Bentuk Surat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat berada di tepi yang sama.

Jenis surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan Khusus. Surat umum adalah surat biasa yang rutin diterbitkan sebagai sarana komunikasi tertulis dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Surat khusus adalah jenis surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan landasan pijak organisatoris., jenis tersebut diklasifikasikan ke dalam dua sifat; intern dan ekstern.

Kertas surat.
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio berat 80 gram dan berkop (kepala surat PMII). Kop berikut amplop berisikan :
Lambang PMII, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD – ART PMII.
Tulisan berupa tingkat kepengurusan dan alamat organisasi.

Nomor surat
Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
Nomor urut surat.
Tingkat dan periode Kepengurusan.
Jenis surat dan nomor surat.
Penanda tanganan surat.
Bulan pembuatan surat
Tahun pembuatan surat.

2. Stempel
Bentuk stempel
Stempel organisasi untuk semua tingkatan organisasi berbentuk persegi panjang  bergaris tunggal.
Ukuran stempel
Stempel resmi organisasi berukuran panjang 6 cm dan lebar 3 cm.
Tulisan stempel
Stempel resmi organisasi berisi :
1. Lambang PMII disebelah kiri
2. Tulisan disebelah kanan terdiri atas :
a. Tingkatan kepengurusan, baris pertama
Nama organisasi, baris kedua;
“Pergerakan”, baris ketiga;
“Mahasiswa Islam” dan
baris keempat; “Indonesia”.
b. Nama tempat atau daerah, baris kelima.
c. Tinta Stempel.
Seluruh jenis stempel disemua tingkatan menggunakan tinta stempel (stampink) warna merah.

Buku Agenda
Ukuran Buku
Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
Model Buku
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar dan buku agenda surat masuk, model yang digunakan keduanya sebagai berikut :
Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom;
Nomor urut pengeluaran
Nomor surat
Alamat surat
Tanggal surat;
tanggal pembuatan
tanggal pengiriman
Perihal surat
Keterangan

Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom
Nomor urut penerimaan
Nomor surat
Alamat surat / pengirim
Tanggal surat;
tanggal pembuatan
tanggal penerimaan
Perihal surat

Buku Kas
Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
Model Buku Kas
Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan pada semua tingkatan organisasi menggunakan model buku kas yang terdiri dari atas kolom;
Nomor urut penerimaan
Uraian sumber kas
Jumlah uang yang diterima
Nomor urut pengeluran
Uraian penggunaan kas
Jumlah uang yang dikeluarkan

Buku Inventarisasi
Ukuran Buku Inventarisasi
Buku Inventaris dapat menggunakan pelbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai dengan kolam yang diperlukan.
Model Buku Inventarisasi
Buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi menggunakan model buku yang terdiri atas kolom :
Nomor urut.
Nama barang.
Merk barang.
Tahun pembelian.
Jumlah barang
Keadaan barang

Papan Nama
Bentuk
Bentuk papan nama organisasi di semua tingkatan kepengurusan berbentuk empat persegi panjang.
Ukuran Papan Nama
Ukuran papan nama, sesuai dengan ketentuan peraturan Mendagri No.5 Thn 1986 adalah :
- Pengurus Besar; Panjang 400 cm dan lebar 200 cm
- Pengurus Koordinator Cabang; Panjang 200 cm dan lebar 150 cm
- Pengurus Cabang; Panjang 150 cm dan lebar 135 cm
- Pengurus Komisariat; Panjang 160 cm dan lebar 120 cm
- Pengurus Rayon; Panjang 140 cm dan lebar 105 cm
Tulisan Papan Nama
Papan nama berisi tulisan yang terdiri dari :
Lambang PMII,di sebelah kiri atas
Kode wilayah dibagian bawah lambang PMII
Nama organisasi tingkat kepengurusan
Alamat sekretariat dibagian bawah
Warna Papan Nama
Papan nama menggunakan warna sebagai berukut :
Warna dasar biru tua
Lambang PMII; sesuai dengan lampiran ART.
Tulisan; putih
Bahan Papan Nama
Pada dasarnya semua jenis benda pipih dan rata dengan digunakan sebagai Papan Nama.
Namun yang layak digunakan adalah :
Triplek dan sejenisnya
Kayu Tebal
Seng dan sejenisnya

Jaket
Warna Jaket
Jaket resmi organisasi disemua tingkatan menggunakan warna biru muda
Model Jaket
Model jaket resmi organisasi adalah jas tangan panjang
Bahan Jaket
Jaket resmi organisasi terbuat dari bahan-bahan tekstil yang relatif tebal dan kaku
Atribut Jaket
Jaket organisasi dilengkapi dengan sejumlah atribut sebagai berikut:
- Lambang PMII,sebelah kiri bawah
- Nama pengurus, sebelah kanan atas
- Tingkatan organisasi,sebelah kiri diatas lambang PMII.

Peci
Warna Peci
Peci organisasi disemua tingkatan menggunakan warna dasar biru muda.
Model Peci
Model peci sama seperti khas Indonesia dilengkapi dengan garis,strip dan segi Lima warna kuning disebelah kiri.
Bahan Peci
Peci resmi organisasi terbuat dari bahan tekstil yang tebal dan kaku.

Salempang
Warna salempang
Warna salempang organisasi memiliki tiga warna, yaitu biru tua, kuning dan biru muda
Ukuran salempang
Salempang organisasi yang resmi berukuran panjang 60 cm dan lebar 4,5 cm.
Bahan salempang
Salempang resmi organisasi terbuat dari bahan tekstil yang halus dan berkilap, dilengkapi rompi dan lencana diujung keduanya.

Lencana
Jenis lencana
Lencana organisasi dapat dikelompokan kedalam dua jenis,yaitu   lencana besar dan lencana kecil.
Warna Lencana
Warna lencana besar memiliki dasar sesuai dengan bahan,sedang lencana   kecil berwarna dasar putih berlambang PMII sesuai ketentuan lampiran ART.
Bentuk Lencana
Lencana besar berbentuk perisai,sesuai perisai lambang PMII dengan ukuran tinggi 9 cm dan lebar 7 cm 73 sedang lencana kecil berbentuk bulat berdiameter 3 cm.
Bahan Lencana
Lencana besar dan kecil terbuat dari bahan logam,seperti aluminium, seng, dan sebagainya. Peraturan Organisasi.
Tulisan
Lencana besar hanya berwujud lambang tanpa tulisan,sedangkan lencana kecil bertuliskan Pergerakan Mahasiswa Islam Indonesia mengitari lambang PMII.

Kartu Tanda Anggota
Sistematika
Bagian belakang
- Nomor
- Nama
- Tempat Tanggal Lahir
- Alamat Rumah
- Perguruan Tinggi
- Fakultas/Jurusan
- Komisariat
- Tempat dan tanggal Pembuatan
- Tanda Tangan dan nama terang pemegang KTA
- Tanda Tangan dan nama terang PKC/PC
- Stempel PKC/PC
Bagian depan
- Kop dan logo PMII
- Tujuan sesuai dengan pasal 4 AD PMII
- Tanda tangan dan nama terang ketua umum dan sekjend PB.
- Pas photo ukuran 2 x 3 disebelah kanan
- Stempel PB PMII
Bentuk
Ditulis dengan block style yaitu bentuk ketikan yang seluruhnya mulai dari nomor sampai nama penanda tangan berada ditepi yang sama.
Kertas
Kertas KTA berwarna dasar kuning dan ada back ground lambang PMII
Nomor
Penomoran Anggota PMII disusun sebagai berikut:
01-01-A01-01-01-01-2013 dengan keterangan:
01  : pertama merupakan nomor keaggotaan yang ditetapkan oleh Pengurus Besar PMII
A   : merupakan kode wilayah masing-masing PKC/PC
01 : kedua merupakan nomor keanggotaan yang ditetapkan oleh PKC
: ketiga merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PC
: keempat merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PK
: kelima merupakan nomor anggota yang ditetapkan oleh PR
: keenam merupakan bulan penerbitan KTA 2013 merupakan tahun penerbitan KTA
Ukuran
Panjang 9 cm dan lebar 4 cm
Tulisan
Menggunakan font Times New Roman diseluruh bagian KTA
Lambang PMII
Lambang PMII serta maknanya adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi.

Bendera PMII
Bendera PMII adalah sebagaimana diatur dalam anggaran rumah tangga organisasi dan dilingkari garis berwarna putih.
adapun mengenai penamaan tingkat struktur ditulis dibawah logo secara horizontal.
Minimal ukuran bendera 60 X 9014

Pedoman Teknis
Surat
Sebelum proses pengetikan surat,sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan copy atau salinannya buat di file atau di arsip.
Dalam pembuatan  surat  resmi organisasi yang harus  diperhatikan adalah kode atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item  kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis.
Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode (untuk PB) dan 7 item untuk (Pengurus Koorcab/Cabang) yaitu :
Nomor Surat
Tingkat Kepengurusan
Pengurus Besar disungkat PB
Pengurus Koordinator Cabang disimgkat PKC
Pengurus Cabang disingkat PC
Pengurus Komosariat disimgkat PK
Pengurus Rayon disingkat PR
Jenis Surat dan Nomor Urut:
Untuk Pengurus Besar:
Internal khusus,seperti surat keputusan ditandai dengan kode: 01
Internal Umum,seperti surat-surat biasa selain surat keputusan, ditandai kode: 02
Eksternal khusus,seperti surat mandat khusus,audensi dengan pejabat dll, dipakai kode: 03
Eksternal umum adalah surat yang bersifat umum,ditandai dengan kode: 04.

Untuk Pengurus Koorcab, Cabang, Komisariat dan Rayon
Internal, (umum dan khusus) dengan kode : 01
Eksternal ( umum dan khusus) dengan kode : 02

Penandatanganan Surat
Untuk Pengurus Besar
Jika penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekjen, ditandai dengan kode : A-I
Jika penandatangan surat adalah ketua Umum dan Sekjen,ditandai dengan kode : A-II
Jika penandatangan surat adalah ketua Umum dan Sekbid ditandai dengan kode:  A-III
Jika penandatangan surat adalah Ketua dan Sekjen ,ditandai dengan kode : B-I
Jika Penandatangan surat adalah Ketua dan Wakil Sekjen,ditandai dengan kode: B-II
Jika penandatangan surat adalah Ketua dan Sekbid ditandai dengan kode : B-III
Jika penandatangan surat adalah Ketua Umum dan  Sekjen,Bendahara dan Wakil Bendahara ditandai dengan kode : C-I
Jika penandatangan surat adalah Ketua Umum,Wakil Sekjen,dan Bendahara/Wakil Bendahara,ditandai dengan kode : C-II
Jika penadatangan surat adalah Ketua, Sekbid dan Bendahara/Wakil  Bendahara,ditandai dengan kode : C-III
Jika Penanda tangan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode : A-0

Untuk Pengurus Koorcab dan Cabang :
Jika penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris Umum ditandai dengan kode: A-I
Jika penandatangan surat adalah Ketua Umum dan Sekretaris, ditandai dengan kode: A-II
Jika penandatangan surat Ketua dan Sekretaris Umum, ditandai dengan kode : C-III
Jika  penandatanganan  surat  adalah  Ketua  dan  Sekretaris ditandai  145 Peraturan Organisasi dengan  kode: B-II. Khusus yang berkaitan dengan masalah keuangan organisasi.
Jika penandatangan  surat adalah Ketua Umum, Sekretaris Umum dan Bendahara/ Wakil Bendahara, ditandai dengan kode: C-I
Jika  penandatangan  surat  adalah  Ketua, Sekretaris  dan Bendahara/wakil bendahara ditandai dengan kode: C-II
Jika Penandatangan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode: A-0

Untuk Pengurus Komisariat dan Rayon :
Jika penandatangan surat adalah Ketua dan Sekretaris ,ditandai dengan kode: A-I
Jika penandatangan surat adalah Ketua dan Wakil Sekretaris, ditandai dengan kode: A-II
Jika penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan Sekretaris, ditandai dengan kode: B-I
Jika penandatangan surat adalah Wakil Ketua dan wakil Sekretaris ditandai dengan kode: B-II
Jika Penanda tangan surat adalah ketua umum sendiri, ditandai dengan kode: A-0

Khusus yang berkaitan dengan masalah keuangan organisasi:
Jika penandatangan surat adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara/Wakil Bendahara ditandadi dengan kode : C-I
Jika penandatangan surat adalah Wakil Ketua, Wakil Sekretaris dan Bendahara / Wakil Bendahara ditandai dengan kode: C-II

Bulan Surat
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan.

Tahun Surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Kode Koorcab/ Cabang
Khusus untuk Koorcab dan Cabang mencantumkan kode dan diletakkan setelah kolom tingkat kepengurusan dan periode tingkat kepengurusan. Kemudian untuk Komisariat dan Rayon cukup menentukan kode Cabang yang bersangkutan.
Koorcab/Cabang yang berada di wilayah Sumatera,ditandai dengan kode: U
Koorcab/Cabang yang berada di wilayah Jawa dan Madura,ditandai dengan kode: V
Koorcab/Cabang yang berada di wilayah Bali dan Nusa Tenggara, ditandai dengan kode: W
Koorcab/Cabang yang berada di wilayah Kalimantan ditandai dengan kode: X
Koorcab/Cabang yang berada di wilayah Sulawesi ditandai dengan kode: Y
Koorcab/Cabang yang berada di wilayah Maluku dan Papua ditandai dengan kode: Z

Kode Koorcab/Cabang:
Kode
Pulau
Provinsi
Nomor

U
Sumatra
Sumatra Utara
Nangro Aceh Darussalam
Sumatera selatan
Sumatera Barat
Lampung
Bengkulu
Riau
Bangka Belitung
Kepulauan Riau
Jambi
U-01
U-02
U-03
U-04
U-05
U-06
U-07
U-08
U-09
U-10

V
Jawa dan Madura
Jawa Tengah
Jawa Barat
DKI Jakarta
Jawa Timur
DI Yogyakarta
Banten
V-01
V-02
V-03
V-04
V-05
V-06

W
Bali Dan Nusatenggara
Bali
Nusa Tenggara Barat
Nusa Tenggara Timur
W-01
W-02
W-03

X
Kalimantan
Kalimantan Barat
Kalimantan Tengah
Kalimantan Selatan
Kalimantan Timur
X-01
X-02
X-03
X-04147

Y
Sulawesi
Sulawesi Selatan
Sulawesi Tenggara
Sulawesi Utara
Sulawesi Tengah
Gorontalo
Sulawesi Barat
Y-01
Y-02
Y-03
Y-04
Y-05
Y-06

Z
Maluku dan Papua
Maluku
Maluku Utara
Papua
Papua Barat
Z-01
Z-02
Z-03
Z-04

Contoh nomor surat:
Surat Pengurus Besar
Nomor : 360.PB-XIV.01-234.A-1.09.2009
360 =  Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PB =  Pengurus Besar
-XVII =  Periode ke 17
01  =  Jenis surat internal khusus
-234  =  Nomor urut surat jenis tersebut
A-I  =  Ditanda tangani Ketua Umum dan Sekretaris Jendral
09  =  Bulan ditetapkannya surat
2009  =  Tahun pembuatan surat

Surat Pengurus Koordinator Cabang
Nomor :  027.PKC-XII.Y-1.01-018.A-II.12.2009
027 =  Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PKC  =  Pengurus Koordinator Cabang
-XII  =  Periode ke 12
Y-1  =  Kode wilayah Sulawesi Selatan
01  =  Jenis surat internal (khusus dan umum)
-018  =  Nomor urut surat jenis tersebut
A-II  =  Ditanda tangani Ketua Umum dan Sekretaris
12  =  Bulan ditetapkannya surat
2009  =  Tahun pembuatan surat

Surat Pengurus Cabang
Nomor : 035.PC-XV.W-02.02-022.B-I.12.2009
035  =  Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PC  =  Pengurus Cabang
-XV  =  Periode ke 15
W-02  =  Kode wilayah Nusa Tenggara Barat
02  =  Jenis surat eksternal (khusus dan khusus)
022 =  Nomor urut surat jenis tersebut
B-I  =  Ditanda tangani Ketua dan Sekretaris Umum
12  =  Bulan ditetapkannya surat
2009  =  Tahun pembuatan surat

Surat Pengurus Komisariat
Nomor : 021.PK -XI.Z-03.01-010.B-II.12.2009
021  =  Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PK  =  Pengurus Komisariat
-X  =  Periode ke 10
Z-03  =  Kode wilayah Papua
01  =  Jenis surat internal (khusus dan khusus)
-010  =  Nomor urut surat jenis tersebut
B-II  =  Ditanda tangani wakil ketua dan wakil sekretaris
12  =  Bulan ditetapkannya surat
2009  =  Tahun pembuatan surat

Surat Pengurus Rayon
Nomor : 016.PR-IX.X-04.02-007.A-I.01.2002
016  =  Nomor urut surat keluar sejak awal periode kepengurusan
PR  =  Pengurus Komisariat
-IX  =  Periode ke 9
X-04  =  Kode wilayah Kalimantan Timur
02  =  Jenis surat eksternal (khusus dan khusus)
-007  =  Nomor urut surat jenis tersebut
A-I  =  Ditanda tangani ketua dan sekretaris
12  =  Bulan ditetapkannya surat
2009  =  Tahun pembuatan surat

Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan.
Untuk surat kepanitiaan sedapat mungkin berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana  tercantum pada point 2.2.13 dan 2.2.1.4.
Penandatanganan seluruh jenis surat- surat harus menggunakan tinta warna hitam.
perlu nomor surat kepanitiaan

Stempel
Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin agar tertera ditengah – tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak  menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua Umum atau Sekjend (untuk PB), Ketua Umum atau Sekretaris Umum (untuk Koorcab/Cabang) dan Ketua atau Sekretaris (untuk Komisariat dan Rayon).
Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang PMII disebelah kiri dan tulisan yang menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan, dengan ukuran yang serasi dan seimbang.

Buku Agenda
Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpan secara baik setelah dipergunakan.
Buku agenda harus senantiasa ditempatkan diatas meja kerja, terutama kita sedang membuat surat atau ketika menerima surat dari instansi lain.
Kolom-kolom yang terdapat dalam buku agenda surat, baik keluar maupun kedalam berjumlah 7 (tujuh) kolom.
Contoh:
3.1 Agenda surat keluar 151
No
No. Surat
Tujuan Surat
Tanggal Surat
Hal
Ket

Buat
Kirim

1
2
3
4
5
6
7

     
3.2 Agenda surat masuk
No
No. Surat
Tujuan Surat
Tanggal Surat
Hal
Ket

Buat
Datang

1
2
3
4
5
6
7

Buku Kas
Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi, harus tercatat dalam buku Kas terdiri atas:
Buku Harian
Neraca Bulanan
Neraca Tahunan
Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.
Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara/wakil bendahara, pada setiap jenjang kepengurusan organisasi.
Contoh:
No
Uraian
Debet
Kredit
Saldo

Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.

Buku Inventarisasi
Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milik organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti kepengurusan.
Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi dibuat dengan 7 kolom, seperti berikut ini :
No
Nama Barang
Tahun Pengadaan
Merk
Jumlah
Keadaan
Ket

1
2
3
4
5
6
7

Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekjen/sekretaris Umum/sekretaris disemua tingkatan organisasi.

Papan Nama
Papan nama organisasi dipasang dengan seizin pihak yang berwenang dinding atau halaman muka kantor sekretariat atau ditempat yang strategis dan berdekatan dengan sekretariat organisasi.
Pembuatan papan nama organisasi dan pemasangannya harus memperhatikan ketentuan.
Pengurus Besar
Pengurus Koordinator Cabang :153
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis kode wilayah
Pengurus Cabang.
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis kode wilayah
Pengurus Komisariat
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis kode wilayah
Pengurus Rayon
Sebelah kiri diberi logo PMII dan dibawah logo ditulis kode wilayah

Jaket
Jaket resmi organisasi digunakan oleh anggota dan fungsionaris pada acara-acara resmi organisasi, termasuk didalamnya rapat-rapat pengurus disemua tingkatan organisasi, serta ketika menghadiri resepsi/acara yang diselenggarakan organisasi lain.
Penggunaan jaket secara lengkap dengan peci dan salempang hanya pada acara pelantikan pengurus disemua tingkatan organisasi, resepsi Harlah dan pada setiap upacara pembukaan kegiatan organisasi.
Pengurus yang berwenang menggunakan jaket secara lengkap adalah pengurus harian pada semua tingkatan organisasi,terutama Ketua Umum dan Sekjend ( untuk PB ),Ketua Umum dan Sekretaris Umum ( untuk PKC/PC ), Ketua dan Sekretaris untuk Komisariat dan Rayon.

Peci
Peci organisasi digunakan pada acara-acara resmi maupun semi untuk menunjukan identitas organisasi kepada khalayak umum.
Peci organisasi wajib digunakan bagi para petugas bidang protokol dan atau/ anggota pada setiap kegiatan disemua tingkat organisasi.

Selempang
Salempang dapat digunakan bersama dengan atau tanpa jaket. Tapi untuk acara sebagaimana ketentuan pada pedoman tehnis point harus dengan jaket.
Jika salempang akan dikenakan,maka sisi bagian luar adalah yang berwarna biru tua dan sisi bagian dalam adalah biru 73 muda. Kemudian pada pertemuan kedua ujung salempang diletakkan lencana besar PMII.

Lencana
Lencana organisasi dapat digunakan pada peci, baju dan benda lainnya yang bertujuan menunjukan identitas pada khalayak umum.
Peneggunaan lencana besar disematkan pada jaket atau salempang dan lencana kecil – pada  peci atau baju diatas dada sebelah kiri.

Kartu Tanda Anggota155
KTA diberikan setelah mengikuti MAPABA dan dinyatakan lulus dan sudah dibaiat sebagai anggota PMII.
KTA digunakan dalam acara-acara resmi organisasi apabila dibutuhkan misalnya seperti kongres, muspim dan lain sebagainya untuk menjadi tanda pengenal bahwa ia benar-benar anggota PMII.

PENUTUP
Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi ini,akan berfungsi sebagai mana mestinya,jika seluruh anggota dan pengurus disemua tingkatan organisasi berkemauan keras melakukan pedoman ini secara sungguh - sungguh.
Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini,akan diatur kemudian oleh Pengurus Besar

Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Tharieq
Ditetapkan di : Sekretariat PR Tarbiyah PMII STAI Assallamiyah
Tanggal : 17 Oktober 2016
Pukul    : 13:15 WIB